ウェブデザインやシステム開発等のIT業務の発注では、RFP（Request for Proposal:提案依頼書を作成し、開発会社に提出して提案書を出してもらうことがよく行われます。リサーチの依頼、特に海外の調査会社へ市場調査や消費者調査等を依頼する場合も、一般的にRFPを作成して調査会社に依頼します。
今回は、このRFPの基本骨格と調査会社の選定のポイントについてお話します。
RFPのメリット
「わざわざ書類を作成して提案を依頼するなんて面倒」と思われるかもしれませんが、メリットとして、１）より現実的な提案を受けやすい、２）後々の交渉時間の短縮、などが挙げられます。また、RFPがあれば、費用の交渉もしやすくなります。
含める内容
RFPの形式は様々ありますが、主には下記のような内容を含めるのが一般的です。
- 背景 (Background) – なぜ調査が必要なのか、ビジネス課題となぜ調査が必要なのかを説明します。過去にどのような調査を行ったかを記すことで、過去の調査と重複した提案を受けるのを避けることができます。
- 調査の目的 (Research Objective) – 背景情報を受けて、調査の目的を記します。例えば、顧客のペルソナを作るため、プロトタイプに対して顧客からのフィードバックを得る等などです。
- 調査結果の活用予定（Expected Use of Results) – 調査から得た結果をどのようなことに活用するかを記すことで、調査から必要とする情報がはっきりしてきます。
- 具体的な納品物 (Deliverables) – レポート、集計表等、具体的な納品形態などを記します。
- 調査方法 (Apprpoach to Research)- 具体的な調査方法の指定がある場合は、それも明記する必要があります。但し、調査目的によっては、調査会社からより良い調査方法の提案を受けることもできますので、調査方法にこだわる必要がない場合は、その旨を記しておくことをお勧めします。
- 時期(Timing)：調査のスタート時期と納品物を必要とする時期について記します。
- 調査会社の選定基準(Agency Selection Criteria)：一般的な選定基準は、特に担当者のプロジェクトに関係する業界の知識や経験、提案書の質、コストなどです。
よくある質問 – FAQ
Q1. プロジェクトの情報は、情報漏洩防止のため、出来るだけ外部には共有したくない。提案依頼書にはどこまで詳しく内容を書けば良いのか。
A1. 外部に出せない機密情報がある場合は、RFPを出す前に機密保持契約（NDA：Non-Disclosure Agreement）を結ぶことをお勧めします。NDAを結んだからといって、必ずしも業務を委託する必要はありません。
Q2.調査会社の選定基準を書く必要があるのか。
A2. 選定基準を書くことで、より質の高い提案書を受けられますし、選定基準を書かずに断った場合は、通常はなぜ選定から外れたのかを聞かれます。より良い関係を保つにも、選定基準を書くことをお勧めします。
Q3.RFPとRFQの違いは何か。
A3.RFQ（Request for Quote：見積もり依頼書)は、具体的な業務、例えばアンケート調査集計等の業務が決まっている場合に提出します。
ビジネス課題が複雑な場合には、見積もり依頼よりも提案依頼(RFP)を出すことをお勧めします。そうすることで、ビジネス課題解決に近道な調査アプローチの提案を受けることもできます。
その他の留意点
RFPを出した後でも、メールで依頼書の内容について質問がくることがあります。場合によっては、何回かやり取りすることもありますが、答えられないような内容は、正直に答えられないと返事して問題ないと思います。
海外、特に欧米では事業会社から調査会社に業務を依頼する際には、RFPを出すことが一般的です。初めてRFPを書くことは、最初は大変かもしれませんが、慣れれば作成は楽になると思います。調査会社に依頼する際には、ぜひRFPをご活用ください。
